Usuário: super
Senha: super
Após este procedimento, leia cuidadosamente as instruções seguintes que serão apresentadas a partir do momento da confirmação de seu acesso.
Configurando o ambiente de trabalho
Selecione a opção "Edição" no menu da área restritra. Após este procedimento o PHL irá apresentar uma lista contendo as bases de dados disponíveis. Selecione a base de dados "Configuração - Sistema" e clique sobre o botão "Confirmar". Será aberta uma janela que irá permitir a abertura do formulário de configuração do PHL. Cada campo de dados deste formulário tem um número associado a ele, no caso de dúvidas, clique sobre o número que será fornecido informações sobre a utilidade do campo e regras de preenchimento. A maioria dos elementos necessários para o funcionamento do sistema já estão pré- configurados. Neste primeiro contato com o sistema, altere somente o campo #200 com o nome de sua biblioteca e clique sobre o botão [Salvar/Sair] apresentado no rodapé do formulário.
Iniciando o registro do acervo
A decisão sobre a forma a ser adotada dependerá do nível de especialização do pessoal a cargo deste trabalho. Em algumas bibliotecas o processo de registro do acervo é feito por etapas e por pessoal especializado em cada uma delas (aquisição, tombamento, classificação, catalogação, indexação, etiquetagem e armazenamento). Em outras, todo o processo é feito por um único profissional. O PHL oferece alternativas para ambas as situações.
Registro de publicações periódicas (séries periódicas)
O registro das séries periódicas (revistas, jornais, anuários, etc.) é sempre feito a partir da base de dados "kardex", onde cada registro desta base de dados irá conter os dados descritivos do título e dados administrativos da coleção existente no acervo. O registro é feito a partir da opção "Entrada" apresentada no menu principal da área de acesso restrito. Após selecionar a base de dados "kardex", pressione o botão "Confirmar" que será apresentado o formulário com os campos de dados disponíveis para a descrição da coleção. Após o preenchimento do formulário, clique em "Salvar/Sair" para a gravação do registro.
A base de dados "Kardex" é de uso interno (administrativo) e os dados registrados não estarão disponíveis ao público. Para que o público tenha acesso aos dados sobre a coleção existente, o título registrado no "Kardex" terá que ser catalogado. Para a catalogação do título, selecione a opção "Catalogar título" que será apresentada após a gravação do título no "Kardex" e preencha o formulário apresentado.
Além do registro da coleção de periódicos como um todo, algumas bibliotecas optam por catalogar e indexar individualmente cada fascículo que compõe a coleção. Esta prática é bastante comum, proporcionando ao público usuário, buscas precisas sobre o conteúdo de cada fascículo em particular.
A catalogação individual de cada fascículo que compõe a coleção, é feita a partir do link "Catalogar fascículos".
Caso o regulamento da biblioteca permita a circulação de fascículos através da rotina de empréstimos, cada fascículo, além de ser catalogado, deverá ser tombado para que recebam individualmente um número que o identifique na rotina de empréstimo.
Registro de outros objetos ou documentos
Para acervos ou bibliotecas, onde todo o processo de registro é feito por um único profissional, recomendamos iniciar o processo de registro a partir da catalogação do objeto e em seguida proceder com o tombamento (Opção I).
Para bibliotecas que possuirem pessoal especializado a cargo de cada uma das etapas, o PHL dispõe de outra alternativa (Opção II).
(Opção I) Catalogando e tombando o primeiro documento
Selecione a opção "Entrada" no menu da área restrita. Após este procedimento o PHL irá apresentar uma lista contendo as bases de dados disponíveis. A base de dados do catálogo já estará selecionada. Basta clicar no botão [Confirmar] que será apresentado um formulário para indicação do tipo de documento a ser catalogado e do nível da catalogação. As opções de "Documento em Geral" e "No todo" já vem selecionadas, bastando clicar no botão [Confirmar] que será apresentado um formulário com campos de dados para registro das informações relativas ao documento.
Os campos de dados do formulário cujo nome estão em vermelho, são campos de dados de preenchimento obrigatório. Os campos de dados destacados com negrito, são de preenchimento essencial, ou seja, conhecendo a informação ela deverá ser registrada.
Ao lado do nome de cada campo do formulário, aparece um número que corresponde ao número do campo de dados no formulário. Cada um destes números correspondem a links de ajuda que quando clicados abrem a página do manual que contém as regras de preenchimento do campo.
Após o preenchimento dos campos pertinentes, clique no botão "Salvar/Sair" apresentado no rodapé do formulário. Se não ficou nenhum campo de dado obrigatório sem preenchimento ou fora do padrão, será apresentada uma tela com o registro que foi gravado, acompanhado de um menu com os links "Abrir", "Deletar", "Copiar", " Analítica" e "Tombar".
- Abrir: Abre novamente o registro no formulário de edição;
- Deletar: Elimina o registro.
- Copiar: Cria um novo registro, cópia do registro corrente.
- Analítica: Abre o registro em um novo formulário contendo campos para descrição de um capítulo ou parte do documento.
- Tombar: Abre o formulário para registro de exemplares do título catalogado.
Se o documento não for tombado, ele não estará disponível para empréstimo e reservas. Somente os títulos cujos exemplares estiverem tombados é que poderão passar pela rotina de circulação. < br>
Para retornar ao registro do catálogo, clique em "Fechar" no menu do registro de tombo. Havendo vários exemplares de um mesmo título, basta clicar novamente no link "Tombar" para o registro dos outros exemplares do título.
(Opção II) Tombando e catalogando o primeiro documento
- Rotina de Tombamento
Nesta nova versão do PHL, cada exemplar de um novo título, antes de ser tombado deve receber um número de ligação com a base de dados do catálogo. Todos os exemplares de um mesmo título terão o mesmo número de ligação. Este vínculo é criado selecionando a opção "Entrada" no menu da área restrita. Após este procedimento o PHL irá apresentar uma lista contendo as bases de dados disponíveis. Selecione a base de dados "Tombo" e clique no botão [Confirmar] que será apresentado um formulário para indicação do tipo e do título do documento a ser tombado. Após o preenchimento do formulário clique no botão [Confirmar]. Após este procedimento será apresentado o registro do catálogo que estará vinculado ao objeto a ser tombado e no menu correspondente a este registro será apresentado o link "Tombar". Clique sobre este link para o tombamento do primeiro exemplar do título. Havendo mais exemplares de um mesmo título, basta ir clicando em "Tombar" para a inserção dos novos exemplares.
Muitas vezes, o exemplar a ser tombado, é cópia de outro exemplar cujo título já se encontra catalogado. Prevendo esta situação, a opção de "Buscas & Reservas" apresentada no menu da área restrita, apresenta em cada registro resultante de uma busca, um link
que permite a inserção de novos exemplares de forma bastante eficiente, evitando-se
duplicidades de entradas para um mesmo título e também a duplicidade de esforços na
digitação.
- Rotina de Catalogação
Selecione a opção "Edição" no menu da área de acesso restrito. Após esta operação será apresentado um formulário para indicação da base de dados a ser editada. A base de dados do catálogo, por padrão já estará selecionada. Na caixa de expressão de busca indique o tombo a ser catalogado utilizando a seguinte sintaxe: TBO=[tombo] e clique no botão [Confirmar]. Abra o registro apresentado e preencha os campos de dados pertinentes.
- Sempre que abrir um registro no modo de edição NUNCA ESQUECER de clicar em "Salvar/Sair". Se esta operação não for feita, o registro ficará bloqueado e indisponível para outros usuários ou para outras rotinas do PHL. Este esquecimento pode acarretar graves problemas principalmente se o registro bloqueado for algum registro de configuração do sistema.
- É muito importante que todos os exemplares de um mesmo título estejam vinculados a um único registro do catálogo. Este procedimento irá evitar que o usuário efetue reservas de outros exemplares de um título que está em seu poder.
- Revisar cuidadosamente os registros das bases de dados de configurações. Todas as operações do PHL estarão baseadas nas informações contidas nestes registros. Uma informação errada na configuração do regulamento ou nos prazos e quantidades pode afetar as rotinas de circulação.