Instalação da versão localhost (gratuita) do PHL em computadores que já possuem outros servidores ativos
É um erro bastante comum e o PHL não irá funcionar. Ao instalar o PHL o procedimento de instalação irá instalar e configurar automaticamente um servidor (TinyWeb) que tem a função de simular localmente um servidor HTTP. Se houver outro servidor instalado que esteja utilizando a porta 80, que é a porta padrão do protocolo HTTP utilizado pelo TinyWeb, o PHL não irá funcionar. Os outros servidores que utilizam como padrão a mesma porta e irão conflitar com o TinyWeb são: Skype (programa de comunicação de voz pela Web), o Apache (servidor HTTP), o OminiHttp (servidor de HTTP), entre outros. Se um destes servidores estiverem ativos no seu computador, a porta 80 já estará ocupada e o PHL não irá funcionar.
Trabalhar com o navegador configurado para reutilizar páginas
É um erro bastante comum e cria muitos transtornos principalmente para os funcionários das rotinas de processos técnicos e na emissão de relatórios estatísticos. Estes transtornos são criados porque o usuário imagina que a página exibida foi gerada naquele momento e isto pode não ser verdade pois o navegador para agilizar a apresentação exibe uma versão antiga da página e não aquela que ele deveria apresentar naquele momento. Mesmo os usuários da versão local do PHL que não tem conexão com a internet, pode estar vendo uma página que está armazenada no histórico do navegador e não aquela gerada naquele momento pelo PHL. Isto é bastante grave, pois pode estar apresentando dados desatualizados.
A seguir, apresentamos os passos necessários para se configurar o navegador (IExplorer) corretamente. Abra o navegador e selecione a opção "Ferramentas" e depois, selecione "Opções da Internet", abra a orelha "Geral" e no ítem "Arquivo de Internet temporários" clique no botão "Configurações" e marque a opção "A cada visita à página" e em seguida clique no botão "OK". Este procedimento vai forçar o seu navegador a sempre buscar a informação mais atualizada e não mais aquela que ele armazenou para ganhar tempo.
Dica:Sempre que quizer garantir que a informação apresentada pelo navegador está atualizada, basta pressionar [Ctrl+F5] que irá forçar o navegador a atualizar a página, mesmo quando estiver configurado para apresentar uma página pré-armazenada no histórico. Isto vale para qualquer página ou site visitado, principalmente para os sites que você visita com freqüencia. Muitas vezes, a informação que o navegador apresenta de um site, ele está pegando do histórico e você nem se dá conta que está recebendo informação completamente desatualizadas.
Trabalhar com um navegador desatualizado
É um erro bastante comum e impede o uso de vários recursos do PHL. O PHL utiliza em algumas rotinas, recursos em JavaScript e XML que são reconhecidos somente nas últimas versões dos navegadores. Navegadores de versões inferiores à versão 4 não possuem estes recursos. Se estiver utilizando um navegador antigo você não poderá efetuar operações de ordenação em resultado de buscas e nem poder gerar alguns relatórios do PHL que utilizam estes recursos.
Catalogar um documento e não tombá-lo
É um erro bastante comum. Quando um documento é catalogado e não é tombado, ele não estará disponível para empréstimo.
No caso de documentos que não se encontram fisicamente no acervo, como é o caso de documentos que estão na internet, estes sim, podem ser catalogados e nunca serão tombados porque não existem fisicamente no acervo da biblioteca.
Catalogar um fascículo de periódico da coleção sem antes registrá-lo no kardex
É um erro bastante comum. Quando um fascículo de periódico é catalogado, o registro do kardex correspondente ao título do periódico fica sem a informação do novo fascículo. Ao chegar um novo fascículo, o procedimento correto é abrir a base de dados kardex no modo de edição, buscar pelo título que corresponde ao fascículo e registrar o novo fascículo no campo "Coleção" e salvar. Ao salvar o registro do kardex será apresentado um link para a catalogação do fascículo. Caso o título que corresponde ao fascículo ainda não esteja registrado no kardex, há que dar entrada do novo título no kardex para depois efetuar a catalogação do fascículo.
Catalogar o mesmo livro várias vezes
É um erro bastante comum. Havendo vários exemplares de um mesmo livro, este deverá ser catalogado uma única vez e a informação sobre os exemplares disponíveis é feita registrando os tombos de cada exemplar no campo de "Exemplar circulante" ou "Não circulante" do livro catalogado.
Dica:Ao tombar vários exemplares de um mesmo título, tombe o primeiro, salve, e utilize a opção "Copiar" para tombar os outros exemplares. Somente após concluir o tombamento do último exemplar é que deve ser catalogado. Catalogue uma única vêz e agregue no campo de "Exemplares" os tombos dos outros exemplares tombados.
Esquecer um registro aberto
É um erro bastante comum. Ao abrir um registro no modo de edição, o sistema grava uma marca na base de dados indicando que aquele registro está em uso. Esta prática é obrigatória em sistemas multiusuário onde centenas de pessoas podem estar editando uma base de dados. Ao abrir um registro, o usuário torna-se "dono" daquele registro durante o momento da edição e nenhum outro usuário poderá abrí-lo. Quando usuário esqueçe de salvar o registro ele ficará bloqueado na base de dados e impedido de ser utilizado por outro usuário ou por outra rotina do sistema. Isto pode causar malfuncionamento da rotina de empréstimo se o registro que ficou bloqueado for da base de dados de usuário, tombo, catálogo ou de uma das bases de dados de configuração.
Criar novos tipos de documento e/ou usuários e se esquecer de configurar o regulamento
É um erro bastante comum. Ao criar um novo tipo de usuário é obrigatório criar também um registro na base de dados de "Regulamentos" para este novo tipo de usuário e na base de dados de "Prazos e Quantidades" definir as regras deste novo usuário para cada tipo de documento do acervo. Se isto não é observado, o sistema não irá permitir empréstimos ou reservas para os usuários desta nova categoria criada.
Ao criar um novo tipo de documento é obrigatório que a base de dados de "Prazos e Quantidades" seja atualizada, criando regras de empréstimo de cada tipo de usuário para este novo tipo de documento.